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E-Mail-Archivierung Titelbild

Wie archivieren Sie Ihre E-Mails?

Wissen Sie, welche Mails Sie archivieren müssen?

Wenn Sie als Unternehmer morgens Ihr Bürobetreten und in einen erfolgreichen Arbeitstag starten wollen, stolpern Sie als erstes über eine schier unübersichtliche Flut von E-Mails im Postfach Ihres Rechners. Routiniert gehen Sie die Mails durch und löschen alles, was da nicht hingehört. Doch sind Sie sich immer ganz sicher, die richtigen Mails zu löschen?

Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, bestimmte Daten langfristig vorzeigbar aufzubewahren. Hier gilt es, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Im Fokus stehen hier steuerrechtlich relevante Dokumente und Daten.

Wie archiviert man E-Mails?

Ein weiterer Grundsatz besteht im Datenzugriff und in der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Diese schreiben vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen, und das über einen langen Zeitraum. Das können Sie natürlich selber machen. Allerdings besteht dabei die große Gefahr, dass Sie mal eine Archivierung vergessen oder einen kompletten Datensatz durch eine Fehlfunktion, Virenbefall oder Sabotage verlieren, und dann ist da ja auch immer noch das Problem mit dem Datenschutz.

Am Ende stehen Sie vor dem großen Problem, dem Finanzamt erklären zu müssen, wo Ihre Daten geblieben sind. Umgehen Sie dieses Problem doch einfach mit einer vollautomatischen E-Mail-Archivierung.

Mey-IT nutzt MailStore für Ihre E-Mail-Archivierung

Praktischerweise möchten Sie als Unternehmer möglichst wenig mit datenschutzkonformen Archivierungen, steuerrechtlich relevanter Daten zu tun haben und dieses Problem sicher „outsourcen“. Mey-IT arbeitet in diesem Bereich schon länger mit den Archivierungslösungen von MailStore, die sich durch eine sowohl lokale als cloudbasierte Nutzbarkeit auszeichnen.

MailStore und die Vorteile für Sie:

  • Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD
  • Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

MailStore unterstützt folgende E-Mail-Systeme:

  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 und 2019
  • Microsoft 365
  • Google Workspace
  • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • PST, EML und andere Dateiformate
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

Mey-IT macht das für Sie!

Wir wissen, dass Sie als Unternehmer wirklich Besseres zu tun haben, als sich auch noch um das Thema E-Mail-Archivierung kümmern zu müssen. Sparen Sie sich doch einfach Zeit und Nerven und übergeben diese Arbeit einem Profi, der sich vollumfänglich um dieses Problem kümmert.

Wählen Sie dabei aus, ob Sie lokale oder doch lieber die cloudbasierte MailStore-Lösung nutzen möchten, den Rest erledigen wir! Zu einem monatlichen Festpreis ab 6.-€* bekommen Sie von uns das Rundum-Sorglospaket zur rechtskonformen Sicherung Ihrer Mails. Einfacher geht es nicht!

Übrigens: Unsere Managed Services wie zum Beispiel Managed Online Backups, Managed Firewalls oder Managed Antivirus, harmonieren perfekt mit unserer MailStore-Lösung. Machen Sie Ihr Unternehmen mit unseren Service-Leistungen noch effizienter und sicherer!

Gerne beraten wir Sie zu unseren Services. Rufen Sie uns einfach an.

*Preis pro User in der Cloud-Variante. Alle Preise zzgl. 19% MwSt. Änderungen und Irrtümer vorbehalten.